Glossaire

A

Adressage

Attribution aux unités d’archives d’une localisation référencée.

Archivage

Processus général comprenant la prise en charge, l’identification, le tri, le classement, l’inventaire, la conservation, la communication, la restitution et l’élimination des documents.

Archives

Ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.

Archives publiques

Documents définis en France par l’article L211-4 du Code du Patrimoine.

B

Bordereau d’enlèvement

Récapitulatif des unités d’archives remises au tiers archiveur matérialisant leur prise en charge et le transfert de responsabilité de garde.

C

Caisse-carton

Contenant en carton, propriété du propriétaire d’archives (P.A.) ou de ses mandataires, généralement de 50 litres, voire de 40 ou 60 litres, dont la fonction est de constituer une unité logistique, de préserver les archives de la lumière, de favoriser leur inertie thermique et de diminuer leur exposition à l’humidité.

Certificat d’élimination (ou de destruction)

Document par lequel le tiers archiveur rend compte de l’exécution de la destruction physique des unités d’archives désignées préalablement par le propriétaire d’archives (P.A.) ou ses mandataires et de sa date.

Classement

Opération consistant à analyser et à ordonner les unités ou documents d’archives.

Communication

Opération consistant à mettre à disposition, sur instruction du propriétaire d’archives (P.A.) ou de ses mandataires, des unités d’archives et à les réintégrer.

Conditionnement

Opération consistant à placer des unités d’archives dans des caisses-carton destinées à assurer leur protection et leur conservation.

Conseil en archivage

Prestation consistant à proposer au propriétaire d’archives (P.A.) ou à ses mandataires les opérations relatives au traitement et à la conservation de ses archives.

D

Durée de conservation

Durée au terme de laquelle l’élimination des documents peut être effectuée sur ordre du propriétaire d’archives (P.A.) ou de ses mandataires concernés.

E

Élimination (ou destruction)

Prestation consistant à détruire des unités d’archives sur instruction écrite du propriétaire d’archives (P.A.) ou de ses mandataires.

Enlèvement (ou prise en charge)

Ensemble des opérations nécessaires au transfert d’archives chez un tiers archiveur exécutées conformément aux modalités définies avec le propriétaire d’archives (P.A.) ou ses mandataires.

F

Fonds d’archives

Ensemble d’archives relatives à une personne physique ou morale.

H

Habilitation

Autorisation du propriétaire d’archives ou de ses mandataires permettant à un tiers d’accéder à un certain nombre d’unités, de les prendre en charge, de les conserver, de les consulter, de les communiquer ou de les détruire.

I

Indexation

Opération permettant le référencement et l’adressage d’une unité d’archives.

Insertion

Opération consistant à insérer, sur ordre du propriétaire d’archives (P.A.) ou de ses mandataires, des documents complémentaires dans une unité d’archives.

Instrument (ou Outil) de recherche

Moyen d’accès à une liste d’unités d’archives conservée par le tiers archiveur.

Inventaire

Liste ordonnée et exhaustive d’un ensemble d’unités d’archives

M

Mètre linéaire (M.L.)

Unité de mesure correspondant à un mètre de longueur de documents posés sur champ.

N

Numérisation

Processus consistant à réaliser une copie numérique à partir d’un document d’origine.O

P

Plan de classement

Système d’organisation visant à répertorier et regrouper les documents présents dans les unités d’archives afin d’en assurer l’accessibilité et la conservation ordonnée.

Plan d’urgence et de poursuite d’activité (P.U.P.A.)

Procédures et moyens mis en œuvre permettant au tiers archiveur de réagir lors d’un événement dégradant ou interrompant l’activité et d’assurer dans les meilleurs délais la continuité ou la reprise de ses activités.

Propriétaire d’archives (P.A.)

Toute personne physique ou morale ayant la responsabilité juridique des archives ; selon les cas le propriétaire peut être le service producteur, le service versant ou le service d’archives.

R

Récolement

Opération consistant à partir d’une liste d’archives à contrôler la présence des unités d’archives attendues dans un local ou un bâtiment.

Référentiel de conservation

Document, synonyme de « tableau de gestion », indiquant pour chaque type d’archive sa durée de conservation ainsi que leur sort prévu à l’expiration de cette durée.

Réintégration

Retour et rangement d’une unité d’archives chez le tiers archiveur après communication.

Restitution

Opération consistant à remettre au propriétaire d’archives (P.A.) ou à ses mandataires des archives et toutes les informations relatives à l’historique de leur gestion à l’issue de laquelle le tiers archiveur est libéré de son obligation de garde.

Réversibilité

Capacité de transférer un ensemble d’unités d’archives conditionnées en caisse-carton et ses informations associées.

S

Sortie définitive

Sortie de tout ou partie des unités d’archives conservées chez le tiers archiveur pour restitution au propriétaire d’archives (P.A.) ou à ses mandataires.

Système informatique de gestion

Système d’information utilisant des moyens informatiques et des processus organisationnels visant à gérer la conservation, la communication, la sécurité et la traçabilité des archives physiques conservée par un tiers archiveur.

T

Tiers archiveur

Service d’archive externalisé dépositaire des archives physiques d’un ou de plusieurs propriétaires d’archives (P.A.) ou de ses mandataires.

Tri

Opération consistant à regrouper ou séparer des unités d’archives en vue d’en effectuer respectivement le classement ou l’élimination.

Type d’archives

Archives partageant des caractéristiques à partir desquelles peuvent être appliquées des règles communes.

U

Unité d’archives

Document ou ensemble de documents, considéré comme l’entité de référence contractuelle (boite, conteneur, dossier, registre…).